Wanneer ben ik voorbereid op de jaarafsluiting?
Op twee oren kunnen slapen voor een jaarafsluiting. Kan niet beter, toch? Het einde van het jaar komt er aan en dat betekent één ding: de voorbereidingen voor de jaarafsluiting zijn volop aan de gang. Wat kan je als finance professional doen om de overgang naar een nieuw boekjaar zo soepel mogelijk te laten verlopen? We hebben hieronder een aantal tips voor je op een rijtje gezet.
Voor we dieper ingaan op de tips, kan een definitie van ‘jaarafsluiting’ niet ontbreken:
Het proces waarbij de financiële administratie van het voorgaande boekjaar wordt afgesloten, om als basis te dienen voor het opmaken van de financiële verantwoording over dat boekjaar (rapportage en jaarrekening). – de financiële begrippenlijst
Plannen is key
Voor elke financiële afdeling is het einde van het jaar één van de drukste periodes. Hoewel het heel vanzelfsprekend klinkt, is het opstellen een gestructureerde en opvolgbare planning een must. Zeker geen slecht idee dus om begin december de agenda’s samen te leggen, de teams te coördineren en een inschatting te maken van wanneer de jaarafsluiting juist moet afgerond worden.
Ga bovendien na welke facturen nog verwacht worden, en – waar mogelijk – welke facturen nog opgemaakt moeten worden. Het resultaat? Stress van medewerkers vermindert en de interne organisatie loopt optimaal.
Hulp bij dagdagelijkse taken
Omdat de jaarafsluiting bovenop de dagdagelijkse taken komt van de finance professional kan het inschakelen van een tijdelijke finance professional enorm helpen. De consultant kan een aantal taken overnemen (inboeken van facturen, facturen verzendklaar maken, opvolgen van betalingen,…), waardoor de vaste werknemers zich volledig kunnen focussen op de afsluiting.
Procedures en automatiseren
Tijdens de jaarafsluiting dienen alle vooropgestelde verwachtingen ingelost te worden. Daarom is het aan te raden om procedures op te stellen, die duidelijk aangeven wie welke taak op zich neemt.
Niet onbelangrijk is het efficiënt uitvoeren van deze taken. Geroutineerde taken digitaliseren en automatiseren kan bijvoorbeeld heel wat tijd besparen. Denk hierbij aan het systematisch scannen van documenten die nuttig zijn voor de voorbereiding van de jaarlijkse afsluiting, zodat men in real-time én van op afstand toegang heeft tot alle relevante informatie.
Nieuwe doelen voorop
Het is niet zo dat de jaarafsluiting ook effectief het einde betekent van de takenlijst van een financiële afdeling. Stel daarom nu al lange termijn doelen op voor volgend jaar en hou hierbij rekening met voorgaande jaren. Ook is het monitoren van de huidige afsluit even belangrijk, want de kleinste verandering kan een impact hebben op het al dan niet behalen van de einddoelen.
Kan je na het lezen van deze blog nog een extra paar handen gebruiken bij de jaarafsluiting?
Neem dan gerust eens een kijkje op ons overzicht met beschikbare consultants of geef ons een seintje via +32 3 361 69 70.
Als we Lien zouden moeten omschrijven in drie woorden, dan kiezen we voor professioneel, grappig en recht voor de raap. Na jarenlange ervaring in aftersales en business development, vervoegt ze nu ons team als Business Manager.
Leer mij kennen
Lien Dobbeleir
Business Sales Manager
