Waar ligt de norm voor procedures & organisatie?

Waar ligt de norm voor procedures & organisatie?

Vaak ligt de focus van ondernemers op het commercieel uitbouwen van hun onderneming en gaat er weinig aandacht naar de interne organisatie. Op een bepaald moment in de groeicyclus overstijgt de grootte en complexiteit het pure buikgevoel die daarvoor de leidraad was en is er meer en meer nood aan procedures en organisatie.

Het is dan belangrijk om als ondernemer de norm te bepalen in je bedrijf zodat misbruiken of onduidelijkheden in de organisatie zoveel als mogelijk kunnen vermeden worden. De medewerkers hebben ook nood aan een houvast of een referentiepunt

Duidelijke afspraken over waarden en normen in je organisatie dragen bij tot een positieve werksfeer en dienen als referentiepunt indien er zich incidenten zouden voordoen.

AS IS 

Risico's:

  • Onduidelijkheid bij medewerkers
    bv. wat is aanvaardbaar voor business expenses, business travel, betalingen met credit card, etc.
  • Onethisch gedrag vastgesteld in de organisatie bv. diefstal, fraude
  • Business relaties:
    bv. nieuwe leveranciers: mogelijke belangenconflicten?
    bv. new customers: credit check?
  • Niet in lijn met wettelijke vereisten bv. anti-witwaswetgeving, GDPR, etc.
  • Procedures in de verschillende entiteiten zijn niet gealigneerd (vnl. het geval bij overnames)
  • Interne controle is heel ad hoc, niet systematisch

TO BE

  • Gedragscode: uitzetten van de lijnen voor gewenst gedrag in de organisatie.
  • Procedures: concrete procedures voor elk business process inclusief gewenst niveau van interne controle.
  • Monitoring: het is niet alleen kwestie van die procedures te hebben, maar zeker ook om ze te doen beleven en ethische waarden en normen in het DNA van het bedrijf te krijgen via training en monitoring.
  • Bv. ad hoc compliance audits
Ine Meeussen

Ine Meeussen

Founder & Managing Partner