3 redenen waarom je finance team beter niet in lockdown gaat…

Nieuws

Lockdown nummer twee is intussen een feit geworden en bedrijven worden dus opnieuw uitgedaagd om de manier waarop ze hun activiteiten organiseren kritisch te bekijken. Dat is op vele niveaus het geval, maar niet in het minst voor de financiële teams. Dus, wat zijn de redenen waarom je financieel team beter niet in lockdown gaat?

Dat vatten finance professionals Marina, business consultant voor ons dochterbedrijf Numlix, en Alain, business manager & CFO-as-a-service bij Ufinity en &Robin voor je samen in deze blog.

Reden 1: Behoefte aan strikte opvolging van en inzicht in de cijfers

De lockdowns en de bijbehorende maatregelen van de regering vragen een nog striktere opvolging van de cijfers binnen een onderneming. Doordat mensen op economische werkloosheid zijn komen te staan, is de personeelskost gedaald. Ook zijn er heel wat mensen ontslagen. Voor vele bedrijven brengen deze COVID-gerelateerde gebeurtenissen nieuwe uitdagingen voor financiële analyse met zich mee. Vragen die centraal staan, zijn bijvoorbeeld: Hoe gaan we met alle uitzonderingen in bedrijfsprocessen om? Kunnen onze accountingprocessen het foutloos aan?

Operationeel resultaat vs de COVID bucket

Het wordt met dan ook cruciaal voor financiële teams om die uitzonderingen nauwgezet op te volgen. Zelfs als de cijfers correct waren geboekt, krijgen ondernemingen nog een uitdaging bij die door het financieel team opgeklaard kan worden: wat is momenteel jouw operationeel resultaat en wat valt in de zogeheten COVID bucket?

grafiek covid bucket

Wat zit er in “COVID bucket”?

  • Omzetdaling door de lockdown
  • Daling van personeelkosten dankzij tijdelijke werkloosheid
  • Daling van productiekosten door verminderde productie
  • Uitgestelde kosten van alle aard
  • Subsidies van de overheid
  • Extra kosten door ontslagen
  • Investeringen in COVID- veiligheid (plexiglas, handgels, winkelindeling…)

Daarom is een overzicht van de maatregelen op ondernemingsniveau, afgezet ten opzichte van de reële inkomstenstroom, broodnodig om gefundeerde beslissingen te nemen.

Vragen die hier centraal staan, zijn:

  • In welke mate compenseren de maatregelen het inkomstenverlies van jouw onderneming?
  • Wanneer en hoeveel mensen laat je uit economische werkloosheid terugkomen?
  • En anderzijds, hoeveel mensen ga je noodgedwongen toch (opnieuw) in economische werkloosheid plaatsen?

Reden 2: Behoefte aan een andere aanpak – en extra resources – voor de budgetteringsronde

De budgetopmaak staat voor vele financiële teams bekend als de belangrijkste rekenoefening van het jaar. Maar een budget opmaken in het midden van een (gezondheids)crisis is nog een ander paar mouwen. Vroeger nam je als basis zaken zoals historische cijfers, nieuwe projecten, business die wegvalt; maar nu zullen de eerste maanden van volgend jaar al voor heel wat impact zorgen.

Enkele centrale vragen bij dit topic zijn:

  • Hoe ga je als budgetverantwoordelijke het budget opmaken voor 2021/2022/2023?
  • Neem je als basis het drie- of vijfjarenplan?
  • (In welke mate) gaat je finance team zich baseren op de cijfers van dit jaar?
  • Maak je een scenario mét en een scenario zónder Corona op?
  • Welke compenserende maatregelen van de overheid neem je in acht?

De nood aan een dynamisch budgetteringsmodel zal dus nog groter zijn dan al het geval was. Data uit de onderneming zal veel sneller naar boven moeten komen. FP&A teams staan hier voor een hele uitdaging en voor het bijkomende werk zullen wellicht ook extra resources nodig zijn.

Hoe kunnen financiële teams aan de slag?

Of beter: wat zijn de dynamische planningsmodellen die financiële teams zouden kunnen gebruiken? FP&A teams en management teams werken op dit moment nauw samen om een draaiboek op te stellen dat in staat is om op verschillende manieren te reageren op de impact die Covid in de komende periode nog zal hebben. Het gaat hierbij om het zogeheten “Scenario Planning”.

Scenario Planning houdt rekening met drie verschillende factoren, namelijk:

  • Externe factoren, zoals een inschatting van het aantal Covid-golven dat zal volgen, van de mogelijke maatregelen die de overheid nog zal nemen, van mogelijke macro-economische factoren zoals rentevoeten en wisselkoersschommelingen…
  • Marktfactoren, zoals bedrijven en concurrenten die wegvallen uit of net sterker worden in de markt of prijzen van leveranciers, materialen en diensten die stijgen of dalen.
  • Interne factoren, zoals het personeelsbestand, het risico op uitval van medewerkers, voorraadniveaus, vaste kosten…

Door aan Scenario Planning te doen, bereid je je als bedrijf op een dynamische en strategische manier voor op het onbekende.

Reden 3: Behoefte aan innovatie in het businessmodel

Je businessmodel omschrijft “de manier waarop een bedrijf winst genereert”. Het geeft met andere woorden een antwoord op de vragen: “Welk(e) proble(e)m(en) lost jouw product of dienst op? Voor welke klantengroepen? Door welke kanalen bereikt jouw onderneming die klantengroepen? Denk ook aan gerelateerde productieactiviteiten, assets en suppliers.

Meestal beschikt een onderneming over een portfolio van businessmodellen. Het is dan ook nodig dat de collega’s van Finance, Supply Chain en Business Operations de koppen bij elkaar steken om een holistische analyse te kunnen uitvoeren.  Belangrijk hier is dat deze oefening met de verschillende departementen gemaakt wordt en het geen louter financieel gedreven verhaal wordt.

De centrale vragen zijn hier: 

  • Welke impact voelen de klantengroepen door COVID?
  • Hoe kunnen we de klanten door andere kanalen, vooral digitaal, bereiken?
  • Wat zijn de oplossingen en manieren om de gebroken linken met productie en leveranciers opnieuw te lijmen?
  • Wat is de winstprognose voor bestaande en nieuwe businessmodellen?
  • Welke modellen zijn niet meer relevant en hoe kunnen we de resources efficiënt herverdelen?
grafiek winstprognose covid

Uiteraard staat je financieel team hier niet alleen voor. Voor de correcte optelsom van finance, business, people & IT, ben je bij ons aan het juiste adres.

  • Met Ufinity brengen we financiële departementen van middelgrote en grote bedrijven in topvorm. Enerzijds op vlak van people, als partner voor tijdelijke projecten en vaste aanwervingen; anderzijds op vlak van processen & systemen.
  • Met &Robin willen we een klankbord zijn voor de ondernemer en zijn kmo. Door tijdelijke ondersteuning met een finance-as-a-service/CFO-as-a-service, digitale transformatie, overnemen en overlaten en strategische projecten.
  • Met Numlix staan we de CFO en zijn/haar team bij om vaarwel te zeggen tegen spreadsheets en het planningproces te vereenvoudigen. Als registered partner van Anaplan staan kostenbesparing, data-gedreven beslissingen en connected planning centraal.

Ine heeft een ruime ervaring in rekrutering en staffing van financiële en commerciële professionals en wordt door vele CFO's en CEO's erkend om haar transparante werking en open communicatie.

Leer mij kennen

Ga in gesprek met onze finance professionals

Alain Albertz heeft jarenlange ervaring als financieel directeur voor verschillende bedrijven, actief in uiteenlopende sectoren. De laatste jaren fungeerde hij voornamelijk als consultant. Bij &Robin combineert hij de rol van Business Manager & CFO-as-a-service.

Leer mij kennen

Alain Albertz

Business Manager & Financieel Directeur

Leer mij kennen