Scenarioplanning | De sleutelcompetentie voor FP&A professionals

Nieuws
scenarioplanning

Het belang van scenarioplanning kwam het laatste jaar – door de Covid-pandemie – in een stroomversnelling terecht. Financial Planning & Controlling Teams hebben meer dan ooit de verantwoordelijkheid om voor continuïteit in het planning- en budgetproces te zorgen. Dat legt ook meteen het pijnpunt van vele finance teams bloot, namelijk dat hun focus niet meer op het pure number crunchen zou mogen liggen, maar op modellering. 

Uit een bevraging van ons dochterbedrijf Numlix, is gebleken dat bijna 70% van de Finance Professionals aangeeft dat meer frequent en ad hoc planwerk de norm is geworden en ze hun planning processen steeds vaker op verschillende manieren moeten benaderen.  

Scenarioplanning in 2020

In 2020 was het van cruciaal belang om het scenario “Unknown” zo sterk mogelijk te definiëren. Dat kan door meerdere scenario plannen uit te schrijven, waaronder ook de “Worst Case Scenario’s”.  

De beste aanpak daarbij is door multidimensionale scenario’s uit te schrijven, steeds gelinkt aan het organisatieniveau: mondiaal, nationaal of lokaal. Daarnaast kwam ook de rolling forecast over 12 of 18 maanden sneller dan verwacht op het toneel en werd er minder aandacht besteed aan fiscale jaarbudgetten. 

Kortom: van FP&A teams wordt verwacht dat ze vanuit een steeds ruimer perspectief naar de situatie kijken en steeds meer rekening te houden met externe factoren. Zo kunnen ze holistische macro scenario’s schrijven.

Holistische macroscenario’s in scenarioplanning

Een manier om naar holistische macroscenario’s toe te werken, is door de V-, W-, L- of K-vormige curves te gebruiken (zie afbeelding). We zoomen dieper op elk van de types in. 

  • V-vormige herstelcurve: in dit scenario daalt je economische groei erg snel, maar komt hij ook snel weer terug. De economie lijdt sterk, maar slechts gedurende een korte periode. 
  • W-vormige herstelcurve: in dit scenario vindt een “double dip” recessie plaats, maar voorziet men wel de kans om na verloop van tijd het voorgaande groeiniveau opnieuw te bereiken.  
  • L-vormige herstelcurve: dit scenario beeldt de strengste vorm van recessie uit. Je ziet een langdurige periode van achterblijvende prestaties. 
  • K-vormige herstelcurve: dit scenario gebruikt men om aan te tonen dat verschillende vormen van herstel plaatsvinden, afhankelijk van de markt waarin men actief is. 

Verschillende types scenarioplanning

Het is belangrijk om je opties binnen scenarioplanning te kennen. Op basis van de mate van zekerheid over de omgevingsfactoren (van gekend naar onduidelijk), afgezet tegen de intenties die een bedrijf heeft (van tactisch naar strategisch), kan je drie types scenario’s onderscheiden. We lichten ze voor je toe aan de hand van een afbeelding

Alternatieve toekomstscenario’s zijn geschikt wanneer een bedrijf aan strategische scenarioplanning wil doen, in een situatie met hoge mate van onzekerheid. 

Is een bedrijf meer bezig met een tactische manier van planning, dan kiezen de meeste FP&A-teams voor Kwantitatieve Scenariomodellen, met vaste relaties tussen verschillende variabelen in verschillende “Wat-als-scenario’s”. Denk daarbij aan “Scenario Versioning”, waarin men rekening houdt met Base, Best of Worst Scenario’s. Over het algemeen zijn de kwantitatieve modellen voornamelijk een meerwaarde bij tactische scenarioplanning. Het probleem daarbij is wel dat ze niet zozeer het bestaande businessmodel in vraag stellen, waardoor er mogelijks opportuniteiten gemist worden. 

FP&A-teams werken ondertussen ook met Event-gedreven Scenario’s. Dat type van scenarioplanning draait rond een event waarvan men aanneemt dat het erg waarschijnlijk is dat het zal plaatsvinden. Het is voornamelijk ene nuttige aanpak wanneer je op een tactische manier op een specifiek event wil kunnen reageren en de financiële impact ervan wil kunnen inschatten. Wat bij deze aanpak vaak ontbreekt, is dat men het event bekijkt als een geïsoleerd gebeuren, waardoor er geen rekening wordt gehouden met een mogelijke overlapping van en wisselwerking tussen verschillende events.  

Om dat te vermijden, kan je FP&A-team overschakelen op een multidimensionale aanpak. 

Multidimensionale scenario’s dankzij juiste planning tool

Een voorbeeld van een multidimensionale aanpak bij Event-gedreven scenarioplanning, is de Scenario Matrix. Het is een tool die gebruikt wordt om twee gebeurtenissen (Events) in kaart te brengen bij vier scenario’s, gedefinieerd door vier mogelijke combinaties van gebeurtenissen. Het is dus een tweedimensionale matrix 

maar… wat als de ambitie is om naar veel meer dan twee verschillende, mogelijks van elkaar afhankelijke events te kijken en daar scenarioplanning rond op te zetten? Dan komt een multidimensionale aanpak in het vizier.  

Multidimensionale scenario’s zijn al langer erg aantrekkelijk voor Financial Planning & Controlling teams, maar in de praktijk is het vaak niet haalbaar ze op te zetten door de vele tijd die nog naar number crunching gaat, door met spreadsheets te werken. De moderne oplossingen rond Cloud Financial Planning & Analysis – zoals Anaplanmaken het weer mogelijk om multidimensionale scenario’s toe te passen.

Andere uitdagingen bij scenarioplanning

Naast de uitdagingen die bij multidimensionale scenario’s komen kijken, is er ook de uitdaging om in kaart te brengen hoe een bedrijf scenarioplanning ingebed krijgt in de bestaande planning routines. Daarnaast vraagt het een shift van de managementteams om zich te laten onderdompelen in het lezen en begrijpen van de verschillende Scenario’s die hun FP&A team aanreikt; en ze ook effectief te gaan inzetten in hun beslissingsproces.  

De beste manier om die uitdagingen te overwinnen, is aan de hand van visuele storytelling en interactieve real-time scenarioplanning in een planning tool die deel wordt van de maandelijkse managementteammeeting.

Te overwegen: nog andere types scenarioplanning

Een ander perspectief van waaruit je naar scenarioplanning kan kijken, is vanuit de manier waarop FP&A-teams hun toekomstige doelstellingen plannen. Dat kan aan de hand van volgende scenario’s:

  • Op-zoek-naar-een-doel-scenario’s (Target-Seeking Scenarios): ontbreekt een doelgericht scenarioplan? Ga er dan naar op zoek en leg mogelijke toekomstscenario’s naast elkaar.
  • Verkennende/Oriënterende Scenario’s (Exploratory Scenarios): hier is het belangrijk om veronderstellingen op een ongedwongen manier te benaderen, ongeacht de kennis die er vandaag is. Wordt er toch een bepaald doel voor ogen gehouden, dan is het de taak van het FP&A-team om voor alternatieve paden richting dat doel te zorgen, een zogenaamd plan A, plan B, plan C etcetera.

Wat nog vaak vergeten wordt, zijn de “post-scenarioplanning types”. Om toekomstgericht te kunnen werken, is het nodig om op regelmatige basis aan scenarioscreening en retrospectieve scenarioplanning te doen. De vraag die bij die laatste aanpak centraal staat, is: “Wat had ons plan om het doel te bereiken kunnen zijn, mochten we de omstandigheden die we nu kennen, toen al gekend hebben? Was het een haalbaar doel?”.

Ook na de pandemie zal het belang van scenarioplanning standhouden. Leidinggevenden zullen steeds meer inzicht in de scenario-opties, gebaseerd op externe data en multidimensionale modellen, verwachten. Ben je benieuwd hoe Numlix je kan helpen om jouw team klaar te stomen voor scenarioplanning? Herbekijk dan hier ons webinar of stel je vraag rechstreeks aan onze collega’s Ine & Marina.

Ine heeft een ruime ervaring in rekrutering en staffing van financiële en commerciële professionals en wordt door vele CFO's en CEO's erkend om haar transparante werking en open communicatie.

Leer mij kennen

Leer mij kennen