Wat is Credit Management?

Credit Management zal altijd onder de finance afdeling vallen. Of credit een aparte afdeling is, hangt uiteraard af van een aantal factoren zoals de grootte van een bedrijf, de sector en het betaalgedrag van de klanten.

De meest gangbare indeling is dat een Credit Manager een team aanstuurt, en hij op zijn beurt dan weer rapporteert aan de CFO van het bedrijf.

Onder de Credit Manager zitten meestal Credit Controllers, zij die effectief via telefoons en schriftelijke communicatie rechtstreeks de debiteuren adresseren, en één of meerdere Credit Analisten. Deze laatste, zullen op basis van een aantal factoren (zoals jaarrekeningen, betaalervaringen, etc.) een inschatting moeten maken over hoe kredietwaardig een klant is.

Het is belangrijk dat er een gestructureerd proces is. Meestal bestaat deze uit een opvolging vooraleer de vervaldatum wordt overschreden (zie hierboven) en een mix van duidelijke, goed getimede acties na vervaldatum. Deze acties na vervaldatum kunnen we opsplitsen in 2 categorieën:

Na het overschrijden van de vervaldag zal er meestal een eerste telefoontje vanuit de credit afdeling volgen waarin geïnformeerd wordt waarom de factuur niet betaald is. Er is natuurlijk altijd de mogelijkheid dat er iets mis is. Dit kan gaan van een foute levering tot een betwisting van de factuur. Tip: Informeer dus ook altijd eens intern om frustratie bij de klant te vermijden.

Indien hier niets uitkomt zal de rappelprocedure worden ingezet met de nodige telefonische opvolging tussendoor. De frequentie en tijdstippen hiervan hangen af van de bedrijfscultuur.

In de meeste bedrijven zullen er een 3-tal brieven in de procedure zitten:

• Eerste, vriendelijk aanmaning (“Beste klant uw factuur is vervallen. Graag betalen.”)
• Tweede, iets strengere aanmaning (“Ondanks eerdere aanmaningen mochten wij nog steeds geen betaling ontvangen.”)
• Derde, laatste aanmaning (“Indien geen betaling van u binnen de x dagen zien wij ons genoodzaakt verdere stappen te ondernemen.”)