Hoe we Egov Select hielpen van capaciteit naar continuïteit.

Egov Select is het IT-rekruteringsbureau van de federale overheid: het bedrijf staat in voor de rekrutering, selectie en tewerkstelling van ICT-personeel bij meer dan 40 federale overheidsdiensten en -instellingen, van Financiën en Justitie tot Defensie en het Centrum voor Cybersecurity België.

Toen het Finance-team van Egov Select tijdelijk extra capaciteit nodig had, plaatste Ufinity een hulpboekhouder. Een eenvoudige vraag, een eenvoudig antwoord. Maar wat begon als tijdelijke ondersteuning, groeide uit tot een samenwerking die veel verder ging dan een klassieke interim-opdracht.

Egov Select kwam bij Ufinity met een capaciteitsvraag: facturen verwerken, boekingen uitvoeren, de dagelijkse werking draaiende houden. Niets ongewoons.

Maar onder de oppervlakte school een herkenbaar patroon. Bepaalde processen verliepen trager dan nodig. Werkwijzen zaten enkel in de hoofden van mensen en werden nauwelijks gedocumenteerd. Kennis was er, maar was moeilijk overdraagbaar. Dat maakt elke nieuwe medewerker afhankelijk van mondelinge uitleg, en elke afwezigheid een risico.

Geen acute crisis. Wel het soort sluimerend ongemak waar afdelingen jarenlang mee leven, omdat er geen tijd is voor een structurele aanpak.

Met de komst van een nieuwe Finance Manager, Hilde, verschoof onze samenwerking. Onze consultant Belka kreeg de kans om mee te kijken naar hoe het beter kon. En omdat hij midden in het uitvoerend proces zat, zag hij al snel een aantal knelpunten en quick-wins.  Daaruit ontstond een traject dat verder ging dan de oorspronkelijke opdracht.

Het resultaat:

• bestaande werkwijzen werden in kaart gebracht en geëvalueerd
• knelpunten werden benoemd en besproken
• verschillende optimalisatiepistes werden onderzocht
• betalingen in EBB gebeuren nu via een geautomatiseerd importbestand, in plaats van manueel
• slimme regels op de algemene mailbox besparen het team dagelijks tijd
• meerdere bedragen in eenzelfde dagboek worden nu via uploadfile geboekt, sneller en eenvoudiger dan manuele invoer
• facturatie-excelsheets zijn nu via koppelingen met elkaar verbonden, zodat copy-pasten tot het verleden behoort
• concrete documentatie en handleidingen werden uitgewerkt, waaronder een tool voor het beheer van het mobiliteitsbudget

De focus lag op praktische oplossingen die een directe meerwaarde konden bieden: efficiëntere werkwijzen voor het team en voelbare tijdswinst.

Onze consultant stopte niet bij het invullen van een functierol, maar dacht pro-actief mee en probeerde professionele structuur te brengen in een omgeving van gewoontes.

We zorgden voor de nodige documentatie om kennis los te trekken van individuen en makkelijk overdraagbaar te maken. We dachten mee over verbeteringen omdat ze het finance-team op lange termijn ten goede komen.

Het resultaat is een afdeling die meer grip op haar eigen processen krijgt, met documentatie en inzichten die blijven, ook wanneer onze opdracht stopt.

Deze case is herkenbaar voor veel finance-afdelingen: capaciteit is zelden het (enige) probleem.

Het is meestal een signaal dat het team al aan zijn limiet zit en net daardoor geen ruimte heeft om naar de onderliggende processen te kijken. Terwijl dat juist is wat de medewerkers het meest nodig hebben. Door dan enkel capaciteit toe te voegen, los je symptomen op, niet de oorzaak.

Zo brengt Ufinity financiële afdelingen in topvorm: niet alleen door tijdelijk de bezetting aan te vullen, maar door vanuit die positie mee te kijken en te bouwen aan een afdeling die straks ook zonder die extra handen beter draait. Vanuit ervaring en best-practices. Want mensen en processen zijn geen gescheiden vraagstukken, en dat weten onze consultants beter dan wie ook.

Heeft jouw finance-afdeling nood aan extra capaciteit, of speelt er meer onder de oppervlakte?

Met onze Ufinity Finance Scan brengen we in een halve dag de belangrijkste knelpunten, risico’s en optimalisaties in kaart, nog vóór je iemand aanwerft.

Contacteer ons, en we lichten het graag toe.