Macadam is specialist in voertuiginspecties aan het einde van het leasingcontract en biedt digitale oplossingen voor efficiënt wagenparkbeheer aan leasingbedrijven en autofabrikanten. Met meer dan 700 medewerkers actief in 24 landen heeft het bedrijf zich ontwikkeld tot een toonaangevende speler en marktleider in Europa.
Door een recente overname en uitbreiding van 4 naar 24 landen was er nood aan een schaalbare, uniforme en controleerbare manier om omzet te definiëren, te verwerken en te sturen over alle landen heen. Om deze verdere groei mogelijk te maken, wilde Macadam beter begrijpen waar risico’s zich bevinden en hoe het Order-to-Cash-proces efficiënter en schaalbaarder kon worden ingericht.
Zoals bij veel organisaties groeiden de facturatieprocessen doorheen de jaren lokaal per land. Hoewel er een ERP-systeem aanwezig was, werd dit in de praktijk vooral gebruikt als boekingsmotor. De échte commerciële logica (prijsberekeningen, serviceclassificatie, factuuropbouw,..) leefde verspreid in Excel-bestanden en macro’s, zonder centraal overzicht of eigenaarschap. Geen uniforme dienstencatalogus, geen gedeelde prijslogica, geen centrale commerciële waarheid. Kritische kennis zat niet in systemen, maar in de hoofden van enkele sleutelpersonen.
Wat begon als een operationeel ongemak, groeide uit tot een strategisch risico: schaalvraagstukken werden onbeantwoordbaar, het risico op omzetlekken en inconsistente facturatie nam toe, audits vereisten disproportioneel veel inspanning, de afhankelijkheid van sleutelpersonen nam toe en internationale expansie werd steeds complexer.
Macadam kampte niet zozeer met een systeem- of toolprobleem, maar met een architectuurprobleem. De kernvraag was niet welk systeem Excel moest vervangen, maar hoe een gezond en schaalbaar Order-to-Cash proces eruit hoort te zien voor een pan- Europese B2B dienstverlener.
Daarnaast was het essentieel om te evolueren naar een centraal commerciële datafundament: een “single source of truth” als basis voor verdere digitalisering en automatisering.
In een traject van twaalf weken analyseerde onze expert Thomas het volledige facturatielandschap binnen vijf Europese landen.
We voerden diepgaande interviews met lokale finance teams. We doken in de macro’s van Excel-bestanden die zelfs door hun maker niet meer werden begrepen. We reconstrueerden de volledige logica achter pijszetting, facturatie en omzetverwerking. We traceerden elk operationeel event tot zijn boeking in het grootboek. We controleerden reconciliaties. De focus lag niet zozeer op individuele transacties, maar op de onderliggende processtructuur.
Het resultaat:
- een volledige AS-IS diagnose van het huidige O2C-proces
- een geïntegreerde architectuurkaart van processen, systemen, data en verantwoordelijkheden
- een modulair TO-BE ontwerp opgebouwd rond zeven procesmodules
- een centraal model voor masterdata en commerciële configuratie
- een gefaseerde implementatieroadmap met België als pilootland en Duitsland als parallel traject
- een businesscase met duidelijke KPI’s en stuurinformatie
Hoewel de opdracht formeel eindigde bij het opleveren van de roadmap en businesscase, ging
Ufinity verder. We zorgden ervoor dat Macadam niet alleen inzicht kreeg van de gewenste toekomstsituatie, maar ook daadwerkelijk klaar is om de transformatie te realiseren.
- We definieerden concrete quickwins die onmiddellijk kunnen worden geïmplementeerd
- We werkten een governance-model uit, dat parallel kan worden ingevoerd
- We maakten een overdrachtsdossier die de interne teams en de data engineer in staat stellen om de plannen zelfstandig uit te voeren
Tot slot ontving het Steering Committee een volledig beslissingsklaar dossier: geen theoretische
aanbevelingen of open eindjes, maar duidelijke architectuurkeuzes, inzicht in operationele
risico’s en een concreet uitvoerbaar transformatieplan, klaar voor een gefaseerde implementatie onder interne aansturing.
Deze case is herkenbaar voor veel groeiende organisaties. Naarmate bedrijven internationaal uitbreiden ontstaan lokale uitzonderingen, tijdelijke oplossingen en kennis die onvoldoende wordt vastgelegd. Wat initieel pragmatisch lijkt, groeit langzaam uit tot een fragiel ecosysteem dat moeilijk schaalbaar wordt.
De belangrijkste les?
Kijk verder dan tooling alleen: duurzame groei begint niet met technologie, maar met een sterke procesarchitectuur. Pas wanneer processen, data en verantwoordelijkheden helder zijn georganiseerd, kan technologie haar volledige potentieel benutten.
Zo brengt Ufinity financiële afdelingen in topvorm: met processen die niet alleen efficiënter werken, maar ook schaalbaar, beheersbaar en klaar zijn voor verdere groei, digitalisering en automatisering.
Worstelt jouw finance-afdeling ook met versnipperde processen, manuele oplossingen of een gebrek aan schaalbaarheid?
Met onze Ufinity Finance Scan brengen we de belangrijkste risico’s, opportuniteiten en optimalisaties in kaart.
Contacteer ons, en we lichten het graag toe.
