Vaste medewerkers. Tijdelijke financiële experts. Efficiënte processen. De juiste technologie.
De ideale mix voor je financiële afdeling.
De juiste mix van financiële profielen, efficiënte tools en technologie, maar dan aangepast aan jouw bedrijf.
Belangrijkste processen:
O2C | P2C | R2R | FP&A | CSRD |
Management rapportering | Statutaire consolidatie
Wie kiest voor Ufinity, kiest voor een financiële partner die kan tellen!
Your plus in finance?
Wij begeleiden financiële talenten in hun carrière en versterken financiële teams dankzij outsourcing, procesverbetering en technologie.
Natuurlijk zijn we enthousiast over onze professionals, we zijn gewoon hun grootste fans. Maar wie kan hun werk beter beoordelen dan onze klanten zelf?
De jaarafsluiting is voor veel bedrijven en organisaties een cruciale periode. Het is hét moment waarop alle financiële en operationele activiteiten van het afgelopen jaar worden samengevoegd en geanalyseerd.
Nu het einde van het jaar in zicht is, betekent dat één ding: de voorbereidingen voor de jaarafsluiting zijn volop aan de gang. Maar wat kan je nu als organisatie doen om de kwaliteit van je jaarafsluiting te verhogen en je financiële departement ten volle te ondersteunen? Hieronder delen we enkele tips en inzichten om het jaar in stijl af te sluiten.
Het einde van het jaar is voor financiële afdelingen doorgaans de meest hectische periode. Om die drukte het hoofd te bieden, is een goed doordachte en goed opvolgbare planning van essentieel belang. Maar een planning alleen is niet alles, de communicatie errond is even belangrijk. Is de planning door iedereen gekend? Zijn alle taken verdeeld? Weet iedereen wat er van hem/haar te wachten staat? Die duidelijke taakverdeling zal ervoor zorgen dat er minder zaken fout lopen én ook niet onbelangrijk: de stress bij de werknemers verlagen.
Tip van finance consultant Matheus:
Maak op voorhand een “Year-end checklist”: maak een chronologische lijst van alle activiteiten die dienen te gebeuren bij de jaarafsluit, met bij elke activiteit de verantwoordelijke persoon en de duurtijd om de activiteit uit te voeren. Baseer je op de voorgaande jaarafsluiten (indien mogelijk) om deze te creëren, zodat je niets uit het oog verliest. Stel een planning op op basis van deze checklijst.
Het is dus verstandig om begin december de agenda’s bij elkaar te leggen, de teams te coördineren en een realistische inschatting te maken van wanneer de jaarafsluiting succesvol kan worden afgerond.
Omdat de jaarafsluiting bovenop de dagdagelijkse taken van de finance professional komt, kan het inschakelen van een tijdelijke finance professional enorm helpen. Enerzijds kan de consultant een aantal dagdagelijkse taken overnemen, zoals het inboeken van facturen, facturen verzendklaar maken, opvolgen van betalingen… Anderzijds is hij of zij ook inzetbaar als een extra paar helpende handen bij de afsluiting zelf.
Probeer bovendien proactief te werk te gaan, door bijvoorbeeld alvast na te gaan welke facturen nog verwacht worden. Zo ben je beter voorbereid en heb je tijdens de closing zelf alle tools ter beschikking om efficiënt te werken.
Het is belangrijk op te merken dat de jaarafsluiting niet uitsluitend een financiële kwestie is. De financiële afdeling is afhankelijk van de gehele organisatie en samenwerking met andere afdelingen om de benodigde informatie en eventuele ondersteuning te verkrijgen. Als bedrijf is het dus van essentieel belang om iedereen bewust te maken van de naderende jaarafsluiting en hun rol daarin.
Verder is het, zoals hierboven vermeld, aan te raden om procedures op te stellen die duidelijk aangeven wie welke taak op zich neemt. Zo kunnen tijdens de jaarafsluiting alle vooropgestelde verwachtingen waargemaakt worden.
En niet te vergeten: je wil die taken ook zo efficiënt mogelijk uitvoeren. Het digitaliseren en automatiseren van routinematige taken kan heel wat tijd besparen, zoals bij het systematisch scannen van documenten die relevant zijn voor de voorbereiding van de jaarafsluiting. Daardoor verkrijgt iedereen in real-time en van op afstand toegang tot alle benodigde informatie.
Tip van finance consultant Matheus:
Verzamel zo veel mogelijk informatie op voorhand, zodat deze documenten/informatie niet last minute nog opgevraagd dienen te worden en mogelijk tot onnodige vertragingen kunnen leiden. Neem ruim op tijd contact op met de verschillende departementen om te zien of bepaalde provisies dienen aangelegd te worden, of kosten/opbrengsten dienen overgedragen te worden naar het volgende boekjaar, enz. Plan eventueel reminders in de agenda’s van de verantwoordelijke personen, indien de documenten pas later geleverd kunnen worden.
Het is niet zo dat de jaarafsluiting ook effectief het einde betekent van de takenlijst van een financiële afdeling. Stel daarom nu al lange termijn doelen op voor volgend jaar en hou hierbij rekening met voorgaande jaren. Ook is het monitoren van de huidige afsluit even belangrijk, want de kleinste verandering kan een impact hebben op het al dan niet behalen van de einddoelen.
Tip van finance consultant Matheus:
Ben je van plan om extra werkkrachten in te schakelen bij de jaarafsluit? Geef deze dan zeker genoeg tijd om zich in te werken vóór de jaarafsluit, zodat deze effectief een hulp kunnen zijn (in plaats van een extra last) tijdens de jaarafsluit.
Kan je na het lezen van deze blog nog een extra paar handen gebruiken bij de jaarafsluiting?
Neem dan gerust eens een kijkje op ons overzicht met beschikbare consultants of geef ons een seintje via +32 3 361 69 70.
Als we Lien zouden moeten omschrijven in drie woorden, dan kiezen we voor professioneel, grappig en recht voor de raap. Na jarenlange ervaring in aftersales en business development, vervoegt ze nu ons team als Business Manager.
Leer mij kennen
Business Sales Manager