Hoe pak jij de komende jaarafsluit aan?
De jaarafsluiting is voor veel bedrijven en organisaties een cruciale periode. Het is hét moment waarop alle financiële en operationele activiteiten van het afgelopen jaar worden samengevoegd en geanalyseerd.
Nu het einde van het jaar in zicht is, betekent dat één ding: de voorbereidingen voor de jaarafsluiting zijn volop aan de gang. Maar wat kan je nu als organisatie doen om de kwaliteit van je jaarafsluiting te verhogen en je financiële departement ten volle te ondersteunen? Hieronder delen we enkele tips en inzichten om het jaar in stijl af te sluiten.
Plannen is cruciaal
Het einde van het jaar is voor financiële afdelingen doorgaans de meest hectische periode. Om die drukte het hoofd te bieden, is een goed doordachte en goed opvolgbare planning van essentieel belang. Maar een planning alleen is niet alles, de communicatie errond is even belangrijk. Is de planning door iedereen gekend? Zijn alle taken verdeeld? Weet iedereen wat er van hem/haar te wachten staat? Die duidelijke taakverdeling zal ervoor zorgen dat er minder zaken fout lopen én ook niet onbelangrijk: de stress bij de werknemers verlagen.
Het is dus verstandig om begin december de agenda’s bij elkaar te leggen, de teams te coördineren en een realistische inschatting te maken van wanneer de jaarafsluiting succesvol kan worden afgerond.
Een extra paar helpende handen
Omdat de jaarafsluiting bovenop de dagdagelijkse taken van de finance professional komt, kan het inschakelen van een tijdelijke finance professional enorm helpen. Enerzijds kan de consultant een aantal dagdagelijkse taken overnemen, zoals het inboeken van facturen, facturen verzendklaar maken, opvolgen van betalingen… Anderzijds is hij of zij ook inzetbaar als een extra paar helpende handen bij de afsluiting zelf.
Probeer bovendien proactief te werk te gaan, door bijvoorbeeld alvast na te gaan welke facturen nog verwacht worden. Zo ben je beter voorbereid en heb je tijdens de closing zelf alle tools ter beschikking om efficiënt te werken.
Samenwerking en automatisatie
Het is belangrijk op te merken dat de jaarafsluiting niet uitsluitend een financiële kwestie is. De financiële afdeling is afhankelijk van de gehele organisatie en samenwerking met andere afdelingen om de benodigde informatie en eventuele ondersteuning te verkrijgen. Als bedrijf is het dus van essentieel belang om iedereen bewust te maken van de naderende jaarafsluiting en hun rol daarin.
Verder is het, zoals hierboven vermeld, aan te raden om procedures op te stellen die duidelijk aangeven wie welke taak op zich neemt. Zo kunnen tijdens de jaarafsluiting alle vooropgestelde verwachtingen waargemaakt worden.
En niet te vergeten: je wil die taken ook zo efficiënt mogelijk uitvoeren. Het digitaliseren en automatiseren van routinematige taken kan heel wat tijd besparen, zoals bij het systematisch scannen van documenten die relevant zijn voor de voorbereiding van de jaarafsluiting. Daardoor verkrijgt iedereen in real-time en van op afstand toegang tot alle benodigde informatie.
Terugblikken en vooruitkijken
Het is niet zo dat de jaarafsluiting ook effectief het einde betekent van de takenlijst van een financiële afdeling. Stel daarom nu al lange termijn doelen op voor volgend jaar en hou hierbij rekening met voorgaande jaren. Ook is het monitoren van de huidige afsluit even belangrijk, want de kleinste verandering kan een impact hebben op het al dan niet behalen van de einddoelen.
Kan je na het lezen van deze blog nog een extra paar handen gebruiken bij de jaarafsluiting?
Neem dan gerust eens een kijkje op ons overzicht met beschikbare consultants of geef ons een seintje via +32 3 361 69 70.
Als we Lien zouden moeten omschrijven in drie woorden, dan kiezen we voor professioneel, grappig en recht voor de raap. Na jarenlange ervaring in aftersales en business development, vervoegt ze nu ons team als Business Manager.
Leer mij kennen
Lien Dobbeleir
Business Sales Manager
